2012年12月4日 星期二

[協會] 草根大使書面審查改進計畫

協會各種活動的資歷審核向來都是個大工程,對於人力緊繃的四健協會來說,如果有個方法可以增加效率、又可以增加書面審查的精確度,我相信對於一個組織的發展會更加的有幫助!
繁重的紙上作業需要聰明的作業流程來輔助



  • 提案主旨:改善草根大使報名流程與書面審查流程。
  • 提案內容:
    1. 公開書面審查評分規則,清楚分項,並且採取加分制
    2. 草根大使需上網報名(使用Registrano系統,方便寄群組信),這個表單是可以編輯的,所以在報名之後它們在截止日之前一樣可以修改報名資料。
    3. 在報名的表單內,會有數個窗格讓它們貼上他們在各個評分項目的經歷(ex. 在"四健會講師"的文字段落內填寫所有擔任過四健會講師的資歷),我們該項目的評分只會以它們填寫的項目為準,不符的項目在評分階段皆會刪除,不列入計分。
      ※好處是這樣他們就必須要自己先分好類,協會書審少掉一個分類的步驟。
    4. 接下來報名截止之後,草根大使們一樣要先寄出書面審查的資料,但是電子檔不用燒成光碟寄出,只需要上傳到協會的FTP就可以。
      ※好處是這樣我們協會就不需要在從光碟複製檔案到NAS中,少掉很多複製的步驟。
    5. 書面審查主辦人現在只需要將報名資料下載好,並且使用Word的合併列印功能,將每一個人的資料分項印出。再請前幾屆的草根大使利用六日來協會幫忙做書面審查,順便聚餐聯絡感情。
      ※好處是主辦只需要學會下載資料跟合併列印,還可以順便連結草根大使們的感情,太久沒有參加四健會活動的人也可有個機會回來四健會。
    6. 如何做書面審查的評分?要分三組人分別進行──審查資歷分類正確性、資歷真實性、資歷的分數加總。首先第一組人先根據分類的大項來確認底下的子項是否符合大項的要求;第二組人根據報名人所呈交的照片、證書、投影片(四健講師尤其需要投影片來佐證真的是當講師)、接待家庭的報銷收據(接待草根大使的家庭與陪同出遊應該要分別)來確認該項資歷是否為真;最後一組人針對最後確認為真、且分類正確的資歷,根據評分標準來給分(例如省級+5, 縣級+3, 鄉鎮+1)
      ※好處是公正客觀透明,沒有模糊的空間。
    7. 只要找的人夠多,應該一個上午或下午就可以將書面審查的評分完成。書面審查主辦人就可以輕鬆地拿到書面審查分數,請審查委員進行書面審查的複審了!
      ※好處是書面審查的主辦人可以把心力更聚焦在其他地方,增進草根大使們對這個計畫的參與。
  • 如果你對這樣的方式有任何的建議或是鼓勵,都很歡迎你在下方留言!


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