[職場] 多想三秒鐘 你可以不用 reply_all

這篇是我自己想要紀錄我在前公司年少輕狂（？）的做為，同時也希望能以自身的例子，給大家一點點啟發，如果這篇文章有的話。由於這篇文章提到的內容隨時有可能會因為前輩的善意提醒而做更改，所以如果你有看到什麼內容，但是後來消失不見的話，我一概不會承認我有寫過的ＸＤ

我之前任職的公司在不精確的估算下，每天大概可以收到一百封左右的信件。而這一百封裡面大概只有 10 封信真正與自己切身相關，另外一半以上的信大概都是跟自己完全不相干的 reply_all 信件。

先不論這樣的 reply_all 信件是怎麼產生的，但這些信件已經對於工程師的生產力與注意力產生很大的影響。光是要辨別哪些信件是需要持續追蹤、哪些信件已經完成不需要再注意、哪些信件與自己切身相關就是一件讓人分心的工作。

注意力的分散

更不用說當公司內的系統用的是沒有收疊同主旨信件的 Outlook 2007 的時候，面對一大堆的信件真的會讓人崩潰。除了像我這種對收件夾有潔癖的人之外，很多人的收件夾的未讀信件多半是百封、千封在計算。大部分的人選擇只看部分的信件，或是直接忽略某些標題的信件。這樣一來，信件被略過的機會大增，寄信不一定能夠確定對方有看到。同時要裝死的時候，也多了一個理由：「我沒看到信耶！？」

如此一來很多事情反而要花更多時間在溝通的成本上，而不是問題本身。工程師由於注意力的分散，很多原本寄信就可以快速解決的事情漸漸的變得冗長複雜難解 ... ...

這些 reply_all 信件怎麼產生的？

通常一般專案的公告信件不會有人回應，但是通常在發生公司內部例行的驗證完成度進度信件中。這封信會寄給所有跟專案有相關的人，此時可能就會有人（多半是外站同仁）回覆給所有人，告訴大家他已經完成了。（ＯＳ：你有沒有做完跟我有什麼關係啊！！！我不想知道你做完沒啊！！！）

另外一種狀況是某項目的負責人在針對一件事情調查大家做完沒、或是要大家填寫資訊，因此要請大家填寫信件中的表格。如果有 N 個人需要填寫這個表格，那麼你就會收到 N+1 封信件。但是大家通常不會在 deadline 前填寫完成，所以你會多收到很多封項目負責人的追催信件。

公司內部雖然有建置 Sharepoint 2014 可以提供線上協作文件，來解決這個調查表格會產生大量 reply_all 信件的問題。不過我有自己找過負責專案管理的部門，我們是否可以把現有的 Sharepoint 2007 做升級，不過自己追問了一陣子，看來短期內要升級是一點可能也沒有。本機的Excel 分享協作功能也不好設定與使用。(OS：一個小小ＲＤ要跨部門追問這種事情不被理會也是很正常的）

姑且不論公司內部系統問題，這個調查表格最奇怪的地方就在於，常常已經完成調查的人常常還要受到大量信件的攻擊，感覺像是提前完成還是要接受懲罰，而拖延沒有完成的人反倒是多了一個小秘書來提醒他要做事情了。

以上這些在工作上的不便，累積了一陣子之後，開始有了一些變化 ...

初期：各別回信

一開始我有點看不慣某些同仁喜愛 reply_all 的習慣，所以會各別回信給對方，同時也順便副本給對方的主管，柔性的勸告對方也許多想三秒鐘，他可以不必寄出這樣的信件。不過通常這樣的信件都是肉包子打狗，一去不回。所以情況自然也是沒有改善，我還是可以常常在我的信箱裡面收到各種 reply_all 的信件。這樣的日子久了，我便知道個別私底下寄信是沒有用的...

中期：開始以其人之道還治其人之身

也許是工作上的壓力有點太大，我有次收到 reply_all 的信件之後，竟然有了使用 reply_all 來阻止 reply_all 的念頭！一開始，我開始仿效我們公司內部計算程式驗證覆蓋率的方式來計算對方寄信到底有效覆蓋率到底是多少。不算還好，一算才發現公司內的寄信群組最多居然高達 900多人（平均大概600~700人）！！！幾乎是全公司的同性質工程師都收得到了！！！而需要收到這封信件的人有幾個呢？通常只有2個人需要知道——寄信的人與項目的負責人。這是一個多麼驚人的浪費啊！！！於是我開始用 reply_all 告訴對方他的寄信有效覆蓋率有多麼的低。

但寄這種檢討對方信出去，其實最過不去的是自己的內心。擔心寄這種出去，別人會用異樣的眼光看我。但我後來自己用了以下幾個理由說服我自己不要害怕：

• 如果之前大家這種不經大腦思考的 reply_all 信件都可以被公司文化默許，那麼我這樣的 reply_all 信件也應該可以被大家所接受
• 這樣奇怪的信件必定是大家茶餘飯後的八卦話題。大家在討論這種八卦的過程中，其實多少也會警惕自己不要做出類似的事情成為被別人討論的對象。這樣的效果其實比從上而下的官腔宣導要來得有效有用！
• 雖然自己用自己討厭的 reply_all 來阻止 reply_all, 會讓自己也成為令人討厭的 reply_all 之人，但是我知道，為了達成我的理想，就不能怕弄髒自己的雙手！！！

從此就開始了我的 reply_all 之路，決心對收到的每一封無意義的 reply_all 信件進行寄信有效覆蓋率的檢查。一開始很認真嚴肅的用英文請對方改善寄信的有效覆蓋率，後面也開始用網路上的各種趣味圖來請大家不要再寄 reply_all 的信件啦！不然每寄一次都會有可愛的小動物死掉歐！！！（請見本文第一張圖）

在寄信的過程中有收到同事、長官私底下的認同信件。中間也有碰過有不認同我的想法的台灣同事，他覺得大家都在寄 reply_all 的信，哪有什麼關係，自己不要看就好啦！對這種同事，我會花時間用訊息或電話溝通想法，通常可以得到善意的回應與討論，當作是交個朋友。

碰過最生氣的一次大概是中國同事在收到我的 reply_all 信件之後仍然故我繼續 reply_all 給數百人報告他的工作進度，我一時氣憤，在第二次的回信中提到「希望大家回信前能夠多想一下，而不是無腦的按下回覆全部的按鈕」，結果中國的同事居然開始指責我「無腦」的用詞是講髒話不禮貌了... 雖然很想跟對方說來上班不是來講究禮貌的，是講究效率與產能的。不過最後還是很孬的跟對方私底下說抱歉和解了。

在這過程中，很神奇的是，都沒有來自長官的關心與壓力。當然一方面是這種雞毛蒜皮的事情實在不需要長官介入，但也開心自己有空間可以用自己的方式來處事。

後期：心想事成

最後，我反而變得有點無聊。因為都收不到 reply_all 的信件了！！！而且各項目的負責人在公告信件裡面也開始會強調要「個別」回信報告狀態或是回覆資訊。碰到久未謀面的同事也會稍微問一下對方對我寄 reply_all 信件的想法，大家居然也都很給面子的給我支持與正面的評價。能得到這樣的肯定對我來說也是滿欣慰的，畢竟寄信給公司500~1000人的這種事情，算是把自己職涯的聲譽都賭了上去吧。不敢說自己有扭轉公司內部動不動就 reply_all 的文化，但相信是有做到部分的「撥亂反正」了吧？

除了很高興自己當初寄信所設定的目標在離職出國進修之前有達到之外，同時也更體會到如果年輕人對自己的職場有不滿意的地方的話，其實是「有機會」去改變跟影響他的。雖然有更多高層次的問題並不是像這樣寫寫信就可以簡單解決的，但只要有更多的年輕人一起努力，我相信台灣的未來會更有希望。