[協會] 檔案系統改進方案

你曾經進過協會當過工作人員嗎？對於檔案系統的建構方式，也許有更好的方法！

檔案架構以活動為主 如有照片或是影片則以超連結方式處理 不另外存放

• 提案人：資訊助理 洪輝舜 
• 提案內容：將協會的「計畫」資料夾內的活動教案資料由目前以年度為主的檔案結構更改為以活動為主的檔案結構。 
• 提案說明： 
1. 輝舜在成功嶺的課程中，在知識管理這堂課中得到啟發；覺得四健協會要推行知識管理的第一步就是調整我們協會的檔案系統結構。 
2. 將檔案結構改為以活動為主的架構後，活動承辦人更方便地找到前幾年的活動資料，經驗的傳承可以更加容易。 
3. 計畫承辦人在委託活動承辦人辦理活動時，可以減少與活動承辦人的溝通成本。也可以減輕計畫承辦人在辦理活動的負擔。 
4. 目前協會的歷屆領袖營資料夾就是以活動為主的檔案結構的成功案例。它讓每屆的領袖營工作人員都可以循著前人的腳步繼續創造歷史。希望這樣的調整也可以讓其他的活動也可以擁有領袖營這樣的成功模式。 

• 提案適用活動： 草根大使行前訓練、水田生態體驗營、校園探索水田趣、義指營等。
• 提案預期未來效益：未來在草根大使行前訓練要導入曾擔任草根大使的工作團隊進入，或是義指營要導入年輕義指工作團隊的時候，這樣的檔案結構可以讓工作團隊更快進入狀況。未來其他活動如果有類似活動需要教案參考時，也可以更快的找到需要的活動教案或是其他文件檔案。 
• 提案目前狀況：已經將檔案結構架構好，並且將領袖營歷屆資料夾移動過去。GPS與協會內訓亦同。